Organizarea evenimentelor este o misiune destul de dificilă indiferent câtă experienţă ai şi cât de bine ştii să gestionezi tot ce presupune un eveniment. Dincolo de planificarea minuţioasă şi de atenţia la detalii, strategiile folosite vor face diferenţa între un eveniment reuşit şi unul care nu ajunge să fie cum ne-am dorit.
Dacă ai de organizat evenimente de orice tip vei fi nevoit să gândeşti strategii eficiente şi simplu de pus în practică într-o perioadă dată de timp, cu respectarea unor deadline-uri şi cerinţe din partea clienţilor, invitaţilor. Strategiile pentru organizare evenimente private diferă de la un caz la altul, se pot personaliza şi chiar este recomandat să o faci mai ales dacă este vorba de evenimente importante şi complexe.
Până la implementare este esenţial să le ai creionate şi să le aşterni pe o coală de hârtie ca să te asiguri că la final rezultatele vor fi cele mai bune. Care strategiile importante pentru organizarea evenimentelor de orice tip?
Stabilirea profilul publicului ţintă. Întotdeauna porneşti de la a cunoaşte foarte bine publicul căruia i te adresezi. Este o strategie eficientă dacă te gândeşti să organizezi evenimente de orice tip.
Profilul publicului ţintă şi al oamenilor care îl compun va defini clar persoanele ideale pentru care vei organiza evenimente. În profil se vor regăsi informaţii importante despre vârstă, gen, sex, religie, ocupaţie, interese, venituri, motivaţii, nevoi, dorinţe. Abordările vor fi mai bine targetate şi aplicate, rezultatele vor fi mai eficiente.
Planificarea cu gândul la aspectele măsurabile. Este foarte importantă această strategie. Este bine să porneşti cu nişte obiective în minte, să te gândeşti unde vrei să ajungi, ce vrei să obţii şi în acest fel să poţi să ai în planul de organizare evenimente elemente pe care să le poţi monitoriza şi măsură. Aşa vezi cât de bine te descurci sau te-ai descurcat şi ştii unde mai ai de lucrat pentru că lucrurile să iasă perfect.
Relaţii solide în on-line şi off-line, maparea călătoriei invitaţilor la eveniment şi stil clar definit
Maparea şi rafinarea „călătoriei” invitaţilor la evenimente. Te vei gândi la tot ce va face invitatul la eveniment, încercând să ai cât mai multe interacţiuni şi să beneficiezi de pe urma lor cât de mult poţi. Înainte de evenimente îţi propui să înţelegi cum află invitaţii despre eveniment, ce canale de promovare foloseşti, cum poţi îmbunătăţi comunicarea.
După ce invitaţii au aflat de eveniment şi şi-au anunţat prezenţa te gândeşti cum anume poţi să îi faci să aştepte cu nerăbdare evenimentul, cu teasere, cu diverse mesaje transmise. În timpul evenimentelor mizezi pe interacţiunile directe, pe experienţe pozitive. După eveniment continuă să menţii legătura cu invitaţii şi să aştepţi feedback, să împărtăşeşti din bucuria avută în timpul evenimentului.
Crearea unor relaţii în curs de dezvoltare în on-line şi în off-line. Caută să ai parteneriate cu vânzători, furnizori, cu firme care oferă servicii diverse, foloseşte unul sau două canale de social media şi fii constant, interacţionează în permanentă cu toţi oamenii din publicul tău ţintă care sunt acolo. În off-line poţi să ai comunităţi de membri apropiaţi evenimentului, brandului.
Stabilirea clară a perspectivei, a stilului. Este important să ai clienţi sau invitaţi care ştiu că este un eveniment organizat şi planificat de tine fără să existe implicarea ta evidentă. De la cadouri branduite până la sesiuni, seminarii, elemente interactive haioase, tematică, tema evenimentelor ca întreg, toate vor funcţiona. După ce ai definit clar stilul tău afişează-l oriunde poţi, cât mai des. Ai grijă să afle invitaţii şi clienţii despre tine şi despre ceea ce faci, ce ai pregătit.
Interacţiuni optimizate, externalizarea planificării, organizării de evenimente, alegerea unei locaţii adecvate evenimentului privat
Optimizarea interacţiunii cu invitaţii sau cu posibili clienţi în on-line. Optimizează site-ul ca să fii găsit mai repede, foloseşte SEO şi orice alte instrumente de promovare on-line, gândeşte landing page-uri separate pentru fiecare eveniment şi pentru anumite publicuri ţintă.
Adaugă un newsletter via e-mail cu diferite informaţii şi sfaturi legate de eveniment, oferă informaţii şi materiale gratuite în newsletter. Conţinutul on-line va fi de calitate, va fi postat periodic, se va răspunde la comentarii, review-uri, pe site vor fi postate filmuleţe, testimoniale legate de evenimente din trecut.
Stabilirea unei liste de întrebări tip FAQ despre eveniment, pentru invitaţi, clienţi. Aşa vei răspunde rapid la cele mai comune întrebări, clienţii, invitaţii vor găsi imediat informaţiile de care au mare nevoie când vor să se hotărască dacă vin sau nu la eveniment.
Externalizarea planificării şi organizării evenimentelor. Indiferent de complexitatea evenimentelor poţi să externalizezi uşor tot ce ţine de planificare şi organizare apelând la firma de organizare evenimente. Ele se vor ocupa de toate aspectele evenimentului tău, au specialişti cu experienţă şi relaţii cu toate companiile care te pot ajuta să ai cel mai reuşit eveniment de până acum. Scapi de stres, de cheltuieli inutile, te bucuri şi tu de eveniment şi ai timp suficient pentru tine.
Selectarea locaţiei potrivite pentru eveniment şi invitaţi. Succesul evenimentului depinde şi de locaţia unde va avea loc. Ea trebuie să fie convenabilă pentru cei care vor participa, să se potrivească stilului, dar şi scopului evenimentului.
Mergi în mai multe locaţii, vezi care sunt atuurile lor, compară şi apoi ia o decizie punând în balanţă şi cât de uşor se ajunge la ele şi ce alte servicii în plus ar putea să ofere, cât de populare sunt şi ce experienţă au în organizare evenimente.
